Neben neuen Prozessen und Technologien ist vor allem die Vorbereitung und Einbindung der Nutzenden ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Ein durchdachtes Change‑Management‑Konzept ermöglicht es sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen, nachhaltig zu profitieren. Voraussetzung dafür ist, Veränderung als Chance für Verbesserung und Wachstum zu verstehen. Dazu gehört, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen und offen zu kommunizieren. Besonders die aktive Mitwirkung in Entscheidungsprozessen steigert Motivation, Akzeptanz und Identifikation mit dem Unternehmen. Diese Verantwortung liegt nicht nur bei der Projektleitung, sondern beim gesamten Projektteam – denn gerade Stakeholder prägen die Akzeptanz maßgeblich.
Bei der Einführung neuer Software liegt der Fokus häufig auf den Initial- und Lizenzkosten. Für eine realistische Planung müssen jedoch auch laufender Betrieb, zukünftige Anpassungen und der tatsächliche Nutzen berücksichtigt werden. Fragen wie “Welche Funktionen sind essenziell? Welche sind optional, aber sinnvoll?” sollten im Vorfeld klar beantwortet und priorisiert werden, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.
Nach den ersten Wochen intensiver Nutzung entstehen oft neue Anforderungen. Hier ist es Aufgabe der Projektleitung, diese strukturiert zu sammeln, zu bewerten und zu priorisieren. Viele Systeme bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, die genutzt werden sollten, um die Software optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Gerade in dieser Phase spielt Change Management eine entscheidende Rolle, um das volle Potenzial sowohl der Lösung als auch der Nutzenden auszuschöpfen.
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