Ein Internes Kontrollsystem (IKS) sorgt dafür, dass gesetzliche und regulatorische Vorgaben im Unternehmen eingehalten werden. Viele Unternehmen fragen uns, was genau ein IKS ist und wo es eingesetzt wird. Kurz gesagt: Ein IKS dient der Überwachung, Dokumentation und Kontrolle aller relevanten Geschäftsprozesse.
Da diese Kontrollen der Nachweispflicht unterliegen, ist ein IKS für Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Liegt im Schadensfall kein funktionierendes System vor, drohen hohe Strafzahlungen gemäß §§ 30 und 130 OWiG. Gleichzeitig bringen interne Kontrollen häufig einen hohen manuellen Aufwand mit sich. Geschäftsprozesse sollten sich daher idealerweise an regulatorische Anforderungen und unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen – was die Anforderungen an ein IKS zusätzlich erhöht.
Risiko‑Kontroll‑Matrix als zentrale Grundlage
Eine bewährte Methode zur Strukturierung eines IKS ist die Risiko‑Kontroll‑Matrix. Sie bildet alle prozessorientierten Kontrollmaßnahmen ab, die für Analyse und Bewertung notwendig sind. Wichtige Bestandteile sind:
- Beschreibung der Kontrollziele
- Durchführung der Kontrollen
- Identifikation und Bewertung möglicher Risiken
- Zuordnung der Verantwortlichkeiten
- Dokumentation der relevanten Compliance‑Vorgaben
Excel oder Softwarelösung?
Ein IKS kann grundsätzlich auch ohne spezialisierte Software abgebildet werden – viele Unternehmen nutzen dafür Excel. Vorteile sind die einfache Bedienung und die Vertrautheit mit dem Tool. Allerdings überwiegen die Nachteile:
- geringe Transparenz
- eingeschränkte Datenqualität
- kein paralleles Arbeiten möglich
- fehlende Workflows
- hoher manueller Pflegeaufwand
- eingeschränkte Berechtigungssteuerung
Moderne IKS‑Systeme bieten dagegen klare Vorteile: Verantwortlichkeiten können hinterlegt werden, Berechtigungen sind granular steuerbar und ein detailliertes Logging zeigt, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Fehler lassen sich durch Versionierung schnell korrigieren.
Digitale Transformation als Treiber
Die Anforderungen an ein IKS steigen kontinuierlich – insbesondere durch neue Compliance‑Regeln und die zunehmende Digitalisierung. Agile Methoden wie SCRUM unterstützen Unternehmen dabei, Veränderungen flexibel zu begleiten und eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie aufzubauen.
Ein modernes IKS sollte daher:
- schnell anpassbar sein
- Prozessautomatisierung unterstützen
- Compliance‑Änderungen effizient abbilden
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleisten
Welche Softwarelösung am besten geeignet ist, hängt stark von der Unternehmensgröße, den Prozessen und den regulatorischen Anforderungen ab. Eine allgemeine Empfehlung ist daher nicht möglich – die Auswahl muss individuell erfolgen.
