Was heute funktioniert, kann morgen bereits ein Effizienzhemmnis sein.
Auslöser für diesen Beitrag waren Gespräche mit (potenziellen) Kund*innen sowie ein Blogbeitrag über Produktivität am Arbeitsplatz. Studien zeigen: 57 % der Produktivitätsverluste entstehen durch ineffiziente Prozesse. Schlechte Abläufe führen zu Zeitverschwendung – und damit zu unnötigen Kosten. Um das zu vermeiden, lohnt sich ein Blick von außen: Prozesse analysieren, hinterfragen und optimieren. Das muss nicht zwingend eine Digitalisierung bedeuten. Denn:
Einen schlechten Prozess zu digitalisieren, ist ein digitalisierter schlechter Prozess
Aus der Praxis wissen wir: Besonders Tätigkeiten wie Angebotserstellung, Rechnungslegung oder Rechnungsverarbeitung profitieren stark von digitalen Tools. Sie entlasten Mitarbeiter*innen und schaffen Raum für wertschöpfende Aufgaben.
Dokumentensuche – ein unterschätzter Produktivitätskiller
Viele Mitarbeiter*innen verbringen viel Zeit mit Suchen, aber wenig mit strukturiertem Ablegen. „Ordnung ist das halbe Leben“ trifft hier besonders zu. Fehlende Struktur kostet Zeit, Nerven und Produktivität.
Voraussetzung für erfolgreiche Prozessoptimierung
Bevor Prozesse optimiert werden, braucht es eine gemeinsame Entscheidung im Unternehmen, dass Veränderung sinnvoll ist. Nur dann kann eine Transformation gelingen. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, mit motivierten Mitarbeiter*innen zu starten – jene, die aktiv Input liefern und Verbesserungen vorantreiben wollen. Ohne ihren Beitrag ist Optimierung kaum möglich.
Verwaltung als Schlüsselbereich der digitalen Transformation
Gerade in der Verwaltung hält die digitale Transformation zunehmend Einzug. Sie unterstützt oder ersetzt bestehende Prozesse, reduziert Kosten und verbessert die Datenqualität. Ein typisches Beispiel ist die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen:
- Daten werden automatisch ausgelesen statt manuell abgetippt
- Fehler werden reduziert
- Zeit und Kosten werden eingespart
- Automatisierungen ordnen Rechnungen automatisch Projekten oder Kostenstellen zu
- Workflows für Freigaben und Erinnerungen erhöhen Transparenz und Geschwindigkeit
